Politique de confidentialité
AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
Utilisation du site Web de Keyloop et pages associées
Nous et nos filiales et sociétés affiliées (ci-après nous) s'engagent à protéger la confidentialité et la sécurité de vos informations à caractère personnel collectées ou générées dans le cadre de votre relation avec nous (“Informations à caractère personnel”).
Nous sommes un Contrôleur des données, ce qui signifie qu'il nous revient de décider de la façon dont nous pouvons recueillir et utiliser les informations à caractère personnel que vous nous fournissez directement ou par le biais de notre site Internet ou d'e-mails HTML. Le présent avis explique nos pratiques ayant trait à vos informations à caractère personnel et à la façon dont nous respectons le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD).
Notre activité se compose de plusieurs entités juridiques actives dans différents pays. Ces entités sont toutes contrôlées en dernier ressort par la même entité - Holdings (UK) Limited. Lorsque vous fournissez des informations par le biais de notre site Web, vous les fournissez au notre groupe. Vos données peuvent être stockées et accessibles à partir de pays situés en dehors de l'EEE dont les lois prévoient différents niveaux de protection des données à caractère personnel, et qui ne correspondent pas toujours au niveau de protection qui peut être fourni dans votre propre pays. Nous avons pris des mesures dans le cadre de la mise en œuvre de clauses modèles entre nos entités juridiques et les obligations contractuelles avec des tierces parties afin d'assurer un niveau de protection adéquat.
Les informations à caractère personnel désignent toutes les informations concernant un individu à partir desquelles cette personne peut être identifiée. Les données anonymes (lorsque l'identité a été supprimée) ne sont pas incluses. Des "catégories spéciales" de données à caractère personnel plus sensibles requièrent un niveau supérieur de protection, notamment les informations sur la santé et l'orientation sexuelle d'une personne. L'utilisation du terme processus dans cet Avis de confidentialité, désigne toute opération effectuée sur des Informations à caractère personnel, que ce soit ou non par des moyens automatisés, tels que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication ou la diffusion, le transfert, le partage et l'effacement ou la destruction.
1. Informations à caractère personnel traitées
Nous traitons vos informations à caractère personnel grâce à des systèmes de traitement des données automatisés et sur support papier, et nous avons établi des fonctions de traitement de routine (notamment le traitement de la fourniture d'informations sur les produits et la fourniture de services).
Nous allons recueillir, stocker et utiliser les catégories suivantes d'informations à caractère personnel vous concernant :
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Catégorie |
Informations à caractère personnel |
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Coordonnées personnelles |
Prénom |
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Coordonnées professionnelles |
Nom de la société |
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Détails du poste |
Aperçu sur le poste |
2. Objet du traitement des informations à caractère personnel
Nous n'utiliserons vos informations à caractère personnel que lorsque la loi nous y autorise. Le plus souvent, nous utiliserons vos informations à caractère personnel dans les cas suivants :
- Pour fournir des informations (telles que les brochures demandées), soutenir et traiter les demandes de renseignements généraux que vous formulez à travers notre site web ;
- Lors d'une mise en conformité à une obligation légale ;
- Lorsque cela est nécessaire pour que nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et vos intérêts et droits fondamentaux ne remplacent pas ces intérêts ;
Nous traitons vos informations à caractère personnel aux fins suivantes :
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Objet du traitement des informations à caractère personnel |
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Marketing, fourniture de produits et d'informations spécifiques à la société et mises à jour |
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Livraison des bulletins de service et des informations sur les produits et les informations connexes aux contacts clients |
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Conformité juridique et réglementaire, litiges, enquêtes, et gestion des risques (y compris les systèmes de stockage de produits d'activité juridique, documents et informations) ; |
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Autres administrations habituelles d'ordre commercial et juridique, telles que la création de copies de sauvegarde de fichiers pour la continuité des affaires, nécessaires pour la maintenance du système informatique et autres tâches quotidiennes liées aux ressources humaines ; |
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Les informations à caractère personnel recueillies par le biais de ses sites Web internes, y compris, sans s'y limiter, dans le cadre d'un abonnement aux bulletins d'information, de téléchargements de documents et des inscriptions à des produits et services, notamment les informations à caractère personnel en ligne et hors ligne relatives aux contacts clients futurs, actuels et anciens ; |
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Les données traitées par la plateforme de gestion des menaces et ses technologies et procédures connexes qui fourniront des fonctions avancées de prévention, de détection, d'intervention et de capacités de renseignement en vue de protéger nos données; |
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Systèmes permettant de faciliter la collaboration, notamment le partage de documents ; |
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Systèmes pour le stockage et la distribution de courriels internes et l'archivage des données historiques ; |
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À des fins commerciales, y compris aux fins de tenue de dossiers concernant les fusions, acquisitions, réorganisations, ventes, distributions, dispositions, gestion financière et reddition de rapports financiers ; |
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L'analyse statistique de trafic web, y compris l'utilisation de Cookies. |
Nous pouvons être tenus de divulguer vos informations à caractère personnel en réponse à des demandes légitimes de la part des autorités publiques de se conformer à des exigences en matière de sécurité ou d'application de la loi.
Nous n'utiliserons vos informations à caractère personnel qu'aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies, sauf si nous sommes raisonnablement amenés à penser que nous avons besoin de les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec l'objectif initial. Si nous sommes amenés à utiliser vos informations à caractère personnel pour une autre fin, nous vous en aviserons, tout en vous expliquant le cadre juridique qui nous permet de le faire.
Veuillez noter que nous pourrons traiter vos informations à caractère personnel à votre insu et sans votre consentement, dans le respect des règles énoncées ci-dessus, lorsque cela est requis ou permis par la loi.
3. Cookies
Que sont les Cookies et à quoi servent-ils ?
Il s'agit de courtes chaînes de caractères que le site place dans votre navigateur. Les Cookies ne peuvent extraire ni votre adresse e-mail, ni aucune des données présentes sur votre disque dur. Si vous naviguez sur un site d'informations, un Cookie peut permettre de reconnaître que votre navigateur a visité le site antérieurement. Le site utilise des Cookies pour collecter des informations sur la façon dont notre site est utilisé et pour enregistrer et mémoriser les préférences qui ont été établies.
Nous sommes également susceptibles d'avoir recours à des Cookies mémoire afin d'authentifier les utilisateurs de certaines applications Internet. Si vous êtes inscrit(e) sur le site d'un prestataire de services de nos clients (pour lequel vous disposez d'un identifiant et d'un mot de passe), nous pouvons utiliser des Cookies afin de vous fournir des informations personnalisées selon les préférences que vous avez configurées sur le site en question.
Vous pouvez paramétrer votre navigateur comme bon vous semble, mais notez cependant qu'il est possible que les services requérant une inscription restent inaccessibles aux utilisateurs qui bloquent tous les Cookies.
Pour en savoir plus sur les Cookies, notamment comment les visualiser, les gérer et les supprimer, rendez-vous sur www.aboutcookies.org ou www.allaboutcookies.org (en anglais). Vous trouverez ci-dessous une description des différents types de Cookies utilisés par les sites Internet de Keyloop ainsi que de la fonction qu'ils remplissent :
| Fournisseur |
Fonction |
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Google Analytics |
Utilisés pour collecter des informations de manière anonyme sur la façon dont les visiteurs utilisent notre site, y compris : le nombre de visiteurs, le lien les ayant menés à notre site et les pages consultées. |
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Cookie de marketing |
Lorsque vous accédez pour la première fois à un site Internet faisant appel au système Pardot, un cookie tiers issu de pardot.com est placé dans votre navigateur afin d'effectuer le suivi des pages que vous visitez durant votre session de navigation. Ces informations recueillies par ce Cookie sur notre site Internet nous sont réservées à . Elles ne seront communiquées à aucune tierce partie, ce qui inclut Pardot ou tout autre utilisateur du système Pardot. Le cookie ne comprend aucune donnée à caractère personnel. Toutefois, celles que vous indiquerez si vous choisissez de remplir un formulaire sur notre site seront mises en correspondance avec les informations de navigation enregistrées par le cookie Pardot. Les informations recueillies sont utilisées afin de personnaliser notre prestation de services (par exemple, en choisissant les moyens de communication avec vous (avec votre autorisation) ainsi que le contenu de nos communications. Nous pourrons ainsi prendre en compte les sujets qui vous intéressent d'après les pages que vous avez consultées, choisir les offres ou promotions susceptibles de vous plaire et mieux répondre à vos besoins. |
Informations complémentaires sur les Cookies
Cliquez ici pour lire une présentation de Google Analytics et des règles de confidentialité connexes
Pour désactiver le suivi Google Analytics sur l'ensemble des sites Internet, rendez-vous sur http://tools.google.com/dlpage/gaoptout .
4. Autres sites
Il se peut que les sites contiennent des liens vers d'autres sites, notamment ceux de partenaires professionnels. Nous visons à fournir uniquement des liens vers des sites qui partagent nos strictes exigences sur le plan de la confidentialité ainsi que notre respect de la vie privée. Toutefois, nous ne saurions être tenus responsables de leurs pratiques en la matière.
5. Divulgation à des tierces parties
Nous pouvons divulguer vos informations à caractère personnel, notamment :
- à nos sociétés affiliées aux fins énumérées ci-dessus,
- à d'autres opérateurs de traitement de données qui utilisent les données uniquement à nos fins et selon nos instructions,
- lorsque cela est requis ou permis par la loi, tel qu'avec votre consentement, en cas d'urgence ou par souci de se conformer à des exigences en matière de reddition des comptes, en interne (p. ex. divulgations aux actionnaire’s) et légalement (p. ex. l'administration fiscale et douanière).
- à une organisation cessionnaire lorsque nous sommes impliqués dans la vente ou la cession de la totalité ou d'une partie de son activité (données anonymes précédant la vente).
Nous pouvons divulguer vos informations à caractère personnel à des catégories de tierces parties énumérées ci-dessus aux fins suivantes :
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Fins de divulgation des informations à caractère personnel à des tierces parties |
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Gestion des relations avec les clients ; |
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Communication notamment par les adresses électroniques et les dispositifs mobiles ; |
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Conformité juridique et réglementaire, litiges, enquêtes, et gestion des risques (y compris les systèmes de stockage de produits d'activité juridique, documents et informations) ; |
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Autres informations habituelles d'ordre commercial et juridique, telles que la création de copies de sauvegarde de fichiers pour la continuité des affaires, nécessaires pour la maintenance du système informatique ; |
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Les informations à caractère personnel recueillies par le biais de leurs sites Web internes, ayant trait notamment aux abonnements à des bulletins d'information, aux téléchargements de documents et aux inscriptions à des produits et services, notamment les informations à caractère personnel en ligne et hors ligne relatives aux clients futurs, actuels et anciens ; |
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Les données traitées par notre plateforme de gestion des menaces et nos technologies et procédures connexes qui fourniront des fonctions avancées de prévention, de détection, d'intervention et de capacités de renseignement en vue de protéger nos données; |
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Systèmes permettant de faciliter la collaboration, notamment le partage de documents ; |
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Systèmes pour le stockage et la distribution de courriels internes et l'archivage des données historiques ; |
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À des fins commerciales, y compris aux fins de tenue de dossiers concernant les fusions, acquisitions, réorganisations, ventes, distributions, dispositions, gestion financière et reddition de rapports financiers ; |
Nos fournisseurs de services tiers et les autres entités du groupe sont tenus de prendre les mesures de sécurité nécessaires à la protection de vos informations à caractère personnel en vertu de nos politiques. Nous ne permettons pas à nos fournisseurs de services tiers d'utiliser vos informations à caractère personnel à des fins qui leurs sont propres. Nous leur permettons uniquement de traiter vos données personnelles à des fins spécifiques et selon nos instructions.
6. Transfert des informations à caractère personnel en dehors de l'UE
En raison de la nature mondiale de notre entreprise, vos informations à caractère personnel peuvent être transférées en dehors des frontières nationales, y compris à destination des États-Unis. Nous transmettons les informations à caractère personnel que nous recueillons à votre sujet aux pays énumérés dans le tableau ci-dessous. Nous avons indiqué lorsque la Commission européenne prend une décision concernant le caractère adéquat du niveau de protection à l'égard de chaque pays, ce qui signifie que ce pays fournit un niveau adéquat de protection de vos informations à caractère personnel.
Lorsqu'aucune décision sur le caractère adéquat n'est prise, nous mettons en place des mesures supplémentaires visant à garantir un niveau de protection adéquat à vos informations à caractère personnel et un traitement compatible et conforme aux lois européennes sur la protection des données.
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Pays recevant des informations à caractère personnel |
Décision d'adéquation/mesures de sécurité |
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UK |
clause contractuelle standard |
7. Sécurité des données
Nous avons mis en place des mesures visant à protéger la sécurité de vos informations. Les tierces parties traiteront vos informations à caractère personnel uniquement selon nos instructions pour autant qu'elles aient convenu de traiter les informations de manière confidentielle et de les conserver en toute sécurité.
En outre, nous limitons l'accès à vos informations à caractère personnel aux employés, sociétés affiliées, agents, entrepreneurs et autres tierces parties qui ont besoin d'en prendre connaissance à des fins commerciales. Vos informations à caractère personnel seront traitées selon nos instructions et soumises à une obligation de confidentialité.
Nous avons mis en place des procédures pour faire face à tout manquement à la sécurité des données. Ces mesures vous seront communiquées ainsi qu'à l'organisme de réglementation approprié le cas échéant.
8. Conservation des données
Nous conservons les informations à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins auxquelles elles ont été recueillies, y compris afin de satisfaire à des obligations juridiques, comptables, ou à des exigences en matière d'obligation d'information et soumises à notre politique de conservation. Pour déterminer la période de conservation des données à caractère personnel, nous considérons le montant, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice découlant de l'utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos données personnelles, les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et nos possibilités d'atteindre ces objectifs par d'autres moyens, et les dispositions légales en la matière.
Dans certaines circonstances, nous pouvons rendre vos informations à caractère personnel anonymes pour qu'elles ne puissent plus vous être attribuées, dans ce cas, nous pouvons utiliser ces informations sans que vous ne receviez d'autre avis. Une fois que vous n'êtes plus client(e) de la société, nous conserverons et détruirons en toute sécurité vos informations à caractère personnel conformément à notre politique de conservation des données et aux lois et règlements applicables.
9. Droits d'accès, de rectification, de suppression et d'opposition
Dans certains cas, la loi vous accorde les droits énumérés ci-dessous ayant trait à vos informations à caractère personnel. Vous ne serez généralement redevables d'aucun frais pour accéder à vos informations à caractère personnel (ou pour exercer tout autre droit). Cependant, nous pouvons exiger le paiement de frais raisonnables si votre demande d'accès est infondée ou excessive. Par ailleurs, nous pouvons refuser de donner suite à votre demande dans de telles circonstances.
Il est possible que nous vous demandions des renseignements spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et pour nous assurer de votre droit d'accès à l'information (ou exercer un quelconque autre droit). Cette nouvelle mesure de sécurité appropriée permet de s'assurer que les informations à caractère personnel ne sont divulguées à quiconque n'ayant pas le droit de les recevoir.
Si vous souhaitez faire une demande de données concernant une personne, veuillez utiliser les coordonnées suivantes : dpo@keyloop.com.
Demander l'accès à vos informations à caractère personnel (couramment désigné comme "Demande d'accès aux données des personnes concernées"). Cela vous permet de recevoir une copie des informations à caractère personnel que nous détenons à votre égard et de vérifier que nous les traitons conformément aux lois.
Votre droit de consulter vos informations à caractère personnel peut être limité ou refusé lorsque l'accès entraîne une charge ou des coûts disproportionnés par rapport aux risques pour la protection de votre vie privée, ou lorsqu'un tel accès est susceptible de :
- mettre en péril des informations commerciales confidentielles
- entraver l'exécution ou l'application de la loi ou les actions civiles en justice, notamment aux fins de prévention et de détection des infractions et des enquêtes y afférentes ou encore le droit à un procès équitable
- violer les droits légitimes ou les intérêts importants d'autrui
- violer une obligation ou un privilège légal ou professionnel
- porter atteinte aux enquêtes relatives à la sécurité des employés ou aux griefs ou dans le cadre de la planification de la relève de l'employé ou d'une réorganisation au sein de la société
- porter atteinte à la confidentialité nécessaire à la surveillance, l'inspection ou les fonctions de réglementation liées à une gestion saine, ou aux négociations futures ou encours nous impliquant.
Demander la correction des informations à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons sur vous. Veuillez noter que vous avez une responsabilité partagée en ce qui concerne l'exactitude de vos informations à caractère personnel. Lors de la mise à jour de vos informations à caractère personnel, vous serez tenu(e) de fournir des informations véridiques, complètes et exactes.
Demander la suppression de vos informations à caractère personnel. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer les informations à caractère personnel lorsqu'il n'y a aucune bonne raison pour que nous continuions à les traiter. Vous avez aussi le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos informations à caractère personnel lorsque vous avez exercé votre droit d'opposition à leur traitement (voir ci-dessous).
Opposition au traitement de vos informations à caractère personnel lorsque nous comptons sur un intérêt légitime (ou celui d'un tiers) et que quelque chose au sujet de votre situation particulière qui vous motive à vous opposer au traitement pour ce motif. Vous avez également la possibilité de faire valoir votre droit d'opposition lorsque nous traitons vos informations à caractère personnel à des fins de marketing direct.
Demander de restreindre le traitement de vos informations à caractère personnel. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement d'informations à caractère personnel vous concernant, par exemple si vous nous demandez d'en établir l'exactitude ou les motifs de traitement.
Demander le transfert de vos informations à caractère personnel à une autre partie.
Droit de retirer son consentement : Dans les rares cas où vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos informations à caractère personnel dans un but précis, vous avez le droit de retirer votre consentement relatif à ce traitement spécifique à tout moment. Pour retirer votre consentement, veuillez contacter dpo@keyloop.com. Une fois que nous avons reçu la notification que vous avez retiré votre consentement, nous ne pourrons plus traiter vos informations pour le ou les buts auxquels vous avez initialement donné votre accord, à moins que la loi ne nous autorise à faire autrement.
10. Choix
Si le but de vos informations à caractère personnel est :
- de les communiquer à une tierce partie (autre qu'un agent agissant en notre nom), ou
- de les utiliser dans un but qui est sensiblement différent de l'objet pour lequel elles ont été recueillies ou autorisées par la suite,
Nous vous informerons et vous donnerons la possibilité de vous opposer à leur divulgation ou à leur utilisation (renonciation).
Si ces informations sont des informations à caractère personnel sensibles, nous ne les divulguerons à une tierce partie ( autre qu'un agent agissant en notre nom) ou ne les utilisera dans un but que si elles sont sensiblement différentes de l'objet pour lequel elles ont été recueillies ou autorisées après que vous y ayez consenti positivement et explicitement (adhésion). Cependant, votre adhésion n'est pas nécessaire dans les rares occasions où la divulgation des informations à caractère personnel sensibles est :
- dans votre intérêt vital ou celui d'une autre personne
- nécessaire à la constatation d'un droit ou d'une défense en justice
- nécessaire à des fins médicales ou de diagnostic
- nécessaire à l'exécution des obligations contractuelles de l'entreprise’, ou
- en lien avec les informations à caractère personnel manifestement rendues publiques par vous.
Nous nous engageons à résoudre les plaintes concernant vos droits à la vie privée dans les meilleurs délais. Si vous pensez que vos informations personnelles n'ont pas été traitées conformément à notre politique de confidentialité (y compris tout addenda) ou aux lois applicables, vous pouvez soumettre une plainte par courrier électronique à dpo@keyloop.com
Si votre réclamation n'est pas traitée de manière satisfaisante par Keyloop, vous pouvez déposer une réclamation auprès de la DPA de votre pays. Les coordonnées des APD sont disponibles sur http://ec.europa.eu/justice/data-protection/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm. Nous nous sommes engagés à coopérer avec les DPA de l'UE et à nous conformer aux conseils donnés par ces autorités en ce qui concerne vos informations personnelles dans le cadre de la relation de travail.
12. Modifications apportées au présent Avis de confidentialité
Nous nous réservons le droit de modifier le présent avis de confidentialité à tout moment, lequel sera remplacé par une version actualisée qui sera publiée sur notre site Web. Nous pourrons également vous aviser d'autres manières de temps à autre du traitement de vos informations à caractère personnel.
13. Communication avec votre gestionnaire de compte
Si vous avez des questions concernant le présent avis de confidentialité, veuillez contacter votre gestionnaire de compte en première instance ou envoyer un courriel à dpo@keyloop.com