Privacyverklaring

Gebruik van Keyloop website en bijbehorende pagina's

Keyloop (Nederland) B.V. en haar dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (hierna 'Keyloop' of 'wij') streven naar de bescherming van de privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens die worden verzameld of gegenereerd in verband met uw relatie met Keyloop (“persoonsgegevens”).

Keyloop is een gegevensbeheerder, wat betekent dat we verantwoordelijk zijn voor de besluitvorming over hoe we persoonlijke informatie (die u rechtstreeks of door gebruik te maken van onze website en HTML-gebaseerde e-mails aan ons verschaft) verzamelen en gebruiken. Deze verklaring legt uit hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en hoe wij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 (GDPR) voldoen.

Keyloop omvat meerdere rechtspersonen die in verschillende landen actief zijn. Deze verschillende rechtspersonen vallen uiteindelijk allemaal onder de zeggenschap van Keyloop Holdings (UK) Limited. Wanneer u informatie verschaft via onze website, verschaft u deze aan Keyloop als geheel. Uw gegevens kunnen worden opgeslagen in en toegankelijk zijn vanuit landen buiten de EER waarvan de wetgeving mogelijk in een lager beschermingsniveau voor persoonsgegevens voorziet dan de wetgeving van uw eigen land. Keyloop heeft door middel van de implementatie van modelclausules tussen rechtspersonen van Keyloop en contractuele voorschriften met derden, maatregelen genomen om een adequaat beschermingsniveau te waarborgen.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een persoon waarmee die persoon kan worden geïdentificeerd. Het omvat geen gegevens waarin de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens). Er zijn "bijzondere categorieën" van persoonsgegevens die door hun aard meer gevoelig zijn en waarvoor een hoger beschermingsniveau vereist is, zoals gegevens over iemands gezondheid of seksuele geaardheid. De term verwerken die in deze privacyverklaring wordt gebruikt, staat voor elke handeling die met uw persoonsgegevens wordt verricht, al dan niet met geautomatiseerde middelen, zoals het verzamelen, vastleggen, organiseren, opslaan, aanpassen of wijzigen, oproepen, raadplegen, gebruiken, openbaar maken of verspreiden, overdragen, delen en wissen of vernietigen.

1. Verwerkte persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens door middel van geautomatiseerde en papieren systemen voor gegevensverwerking en wij hebben routinematige verwerkingen ingevoerd (zoals verwerking voor het verstrekken van productinformatie en het verlenen van diensten).

Wij verzamelen, bewaren en gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens over u:

Categorie

Persoonlijke gegevens

Persoonlijk

Voornaam
Tweede voornaam
Achternaam
Titel
Gebruikersaccount of verificatiegegevens
E-mailadres
Telefoonnummers
Feedback en antwoorden op enquêtes

Contactgegevens werk

Bedrijfsnaam
Bedrijfsadres
Telefoonnummer bedrijf
Mobiele telefoonnummer bedrijf
E-mailadres
Telefoonnummers

Functiegegevens

Functieoverzicht
Functiedetails
Functie, titel en rapportagegegevens
Gegevens voltijdsequivalent

2. Doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt

We zullen uw persoonsgegevens alleen gebruiken wanneer dat volgens de wet is toegestaan. De meest voorkomende doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt, zijn:

· Voor het verstrekken van informatie (zoals aangevraagde brochures), ondersteuning en het verwerken van algemene vragen die u stelt via onze website;

· Het voldoen aan een wettelijke verplichting;

· Wanneer dat nodig is voor onze legitieme belangen (of die van een derde partij) en uw belangen en fundamentele rechten niet worden geschaad door deze belangen;

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt

Marketing, het verstrekken van product- en bedrijfsinformatie en updates

Levering van service bulletins en productinformatie en informatie die is gerelateerd aan klantencontacten

U vragen een review achter te laten of een enquête in te vullen

Naleven van wet- en regelgeving, procedures, meewerken aan onderzoeken en risicomanagement (inclusief systemen voor opslag van juridische producten, documenten en informatie);

Andere juridische en gebruikelijke bedrijfsgerelateerde administratie, zoals het maken van back-ups van bestanden voor bedrijfscontinuïteit, zoals nodig voor onderhoud van computersystemen en andere alledaagse doeleinden voor personeelszaken;

Persoonsgegevens die worden verzameld via interne websites van Keyloop, met inbegrip van, maar niet beperkt tot abonnementen op nieuwsbrieven, downloads van materialen en registratie voor producten en diensten, met inbegrip van online en offline persoonsgegevens over potentiële, huidige en voormalige klantencontacten;

Gegevens die worden verwerkt door het bedreigingenbeheerplatform van Keyloop en de bijbehorende technologieën en procedures die voorzien in geavanceerde preventie, opsporing, bestrijding en onderzoek ter bescherming van Keyloop en de werknemersgegevens die het verwerkt;

Systemen voor samenwerking, waaronder het delen van documenten;

Systemen voor opslag en distributie van interne e-mails en archivering van historische gegevens;

Bedrijfsvoering, inclusief het bijhouden van dossiers met betrekking tot fusies, overnames, reorganisaties, verkopen, distributies, disposities, financieel beheer en rapportage;

Statistische analyse van websiteverkeer, inclusief het gebruik van cookies.

Wij kunnen worden verplicht om uw persoonsgegevens openbaar te maken in reactie op rechtmatige verzoeken van overheidsinstanties op het gebied van nationale veiligheid en rechtshandhaving.

We zullen uw persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor we de informatie hebben verzameld, tenzij wij in alle redelijkheid van mening zijn dat we de informatie moeten gebruiken voor een andere reden en als die reden compatibel is met het oorspronkelijke doel. Als we uw persoonsgegevens gebruiken voor andere doeleinden, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen en leggen wij de rechtsgrondslag uit die ons toestaat dit te doen.

Houd er rekening mee dat wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken zonder uw medeweten of toestemming, conform de bovengenoemde voorschriften, indien dit is vereist of toegestaan door de wet.

3. Cookies

Wat zijn cookies en hoe worden deze gebruikt?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websites naar uw browser kunnen worden verzonden. Cookies kunnen geen andere gegevens van uw harde schijf ophalen of uw e-mailadres achterhalen. Als u een website van een Keyloop bekijkt, kan er een cookie naar uw browser worden verzonden om na te gaan of u de site al eens eerder hebt bezocht. De website van Keyloop gebruikt cookies om informatie te verzamelen over de manier waarop onze website wordt gebruikt en om eventuele voorkeuren te onthouden die zijn ingesteld.

Ten behoeve van een gebruikersauthenticatie voor bepaalde webapplicaties van Keyloop kunnen we ook gebruikmaken van sessiecookies. Als u zich als gebruiker hebt geregistreerd voor een website die diensten verstrekt aan klanten van Keyloop (en daartoe een gebruikers-id en wachtwoord hebt aangemaakt), dan kunnen we gebruikmaken van cookies om u gepersonaliseerde informatie te kunnen aanbieden op basis van de voorkeuren die u hebt aangegeven tijdens het gebruik van de site.

Hoewel u kunt instellen of uw browser alle cookies moet accepteren, u moet waarschuwen wanneer een cookie wordt verzonden of alle cookies moet weigeren, kunt u indien u cookies weigert mogelijk geen gebruikmaken van services van Keyloop waarvoor registratie wordt vereist.

Bezoek voor meer informatie over cookies (bijvoorbeeld hoe u kunt zien welke cookies naar uw browser zijn verzonden en hoe u deze kunt beheren en verwijderen) de (Engelstalige) websites www.aboutcookies.org of www.allaboutcookies.org. Hieronder wordt toegelicht welke verschillende soorten cookies de websites van Keyloop gebruiken en welk doel ze dienen:

Leverancier

Doel

Google Analytics
Cookienaam: _utma _utmb _utmc _utmz

Wordt gebruikt voor het verzamelen van anonieme informatie, zoals het aantal bezoekers van de site, waar de bezoekers vandaan komen en welke pagina's ze hebben bezocht.

Marketingcookie
Cookienaam: PARDOT

Wanneer u voor het eerst een website bezoekt die gebruikmaakt van het Pardot-systeem, wordt een externe cookie van pardot.com opgeslagen in uw browser die registreert welke pagina's u tijdens uw sessie bezoekt. De informatie die door deze cookie wordt verzameld is alleen zichtbaar voor Keyloop. Deze informatie wordt niet gedeeld met derden, met inbegrip van Pardot of andere gebruikers van het Pardot-systeem.

De cookie bevat geen specifieke persoonlijke informatie over u, maar wanneer u een formulier op onze website invult zullen we uw persoonlijke informatie wel koppelen aan de navigatie-informatie die is opgeslagen met de Pardot-cookie in uw browser.

De informatie die wordt verzameld zullen we gebruiken om onze dienstverlening aan u te personaliseren, bijvoorbeeld door de keuze van communicatiemiddel (afhankelijk van uw toestemming) of door de inhoud van onze communicatie af te stemmen op uw voorkeuren. In dat kader kunnen we bijvoorbeeld gebruikmaken van informatie over content op onze webpagina's waarvoor u belangstelling hebt getoond of u informeren over aanbiedingen of promotieacties waarvan we denken dat ze voor u interessant zijn. Zo menen we beter te kunnen inspelen op uw behoeften.

Meer informatie over cookies

Klik hier voor privacy-informatie van Google

Ga als u niet wilt dat Google Analytics registreert welke websites u bezoekt naar https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=nl .

4. Andere websites

Websites van Keyloop kunnen koppelingen naar andere sites bevatten, bijvoorbeeld die van onze zakelijke partners. Hoewel we ernaar streven alleen koppelingen aan te bieden naar andere websites die dezelfde hoge privacynormen hanteren, zijn we niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere sites.

5. Verstrekking aan derden

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen:

· met onze gelieerde ondernemingen voor de doeleinden die hierboven worden vermeld;

· met andere gegevensverwerkers die de gegevens alleen gebruiken voor de doeleinden van Keyloop en op instructie van Keyloop;

· indien wettelijk verplicht/toegestaan, zoals wanneer u toestemming hebt gegeven in geval van nood of om te voldoen aan interne (bijv. openbaarmakingen aan aandeelhouders) en wettelijke (bijv. HMRC) rapportagevoorschriften.

· met een overnemende organisatie als Keyloop betrokken is bij een verkoop of overdracht van alle of een deel van haar activiteiten (geanonimiseerde gegevens voorafgaand aan verkoop).

We kunnen uw persoonsgegevens delen met externe partijen uit de hierboven beschreven categorieën voor de volgende doeleinden:

Doeleinden voor het delen van persoonsgegevens met derden

Klantrelatiebeheer;

Communicatie, inclusief e-mailadressen en mobiele apparaten;

Naleven van wet- en regelgeving, procedures, meewerken aan onderzoeken en risicomanagement (inclusief systemen voor opslag van juridische producten, documenten en informatie);

Andere juridische en gebruikelijke bedrijfsgerelateerde gegevens, zoals het maken van back-ups van bestanden voor bedrijfscontinuïteit, zoals nodig voor onderhoud van computersystemen;

Persoonsgegevens die worden verzameld via interne websites van Keyloop, met inbegrip van abonnementen op nieuwsbrieven, downloads van materialen en registratie voor producten en diensten, met inbegrip van online en offline persoonsgegevens over potentiële, huidige en voormalige klanten;

Systemen voor samenwerking, waaronder het delen van documenten;

Systemen voor opslag en distributie van interne e-mails en archivering van historische gegevens;

Bedrijfsvoering, inclusief het bijhouden van dossiers met betrekking tot fusies, overnames, reorganisaties, verkopen, distributies, disposities, financieel beheer en rapportage;

Onze externe serviceproviders en andere entiteiten van de groep zijn verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met ons beleid. Wij geven onze externe serviceproviders geen toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken voor hun eigen doeleinden. Wij geven ze alleen toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.

6. Doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EU

Vanwege het internationale karakter van ons bedrijf kunnen uw persoonsgegevens over landsgrenzen heen worden doorgegeven, ook naar de Verenigde Staten. Wij geven persoonsgegevens die we over u verzamelen, door naar de landen die in de onderstaande tabel worden vermeld. We hebben vermeld waar een dergelijke beslissing van de Europese Commissie voor elk desbetreffend land is verstrekt, hetgeen betekent dat het land een adequaat beschermingsniveau biedt voor uw persoonsgegevens.

Wanneer er geen dergelijke beslissing is, hebben we extra maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat er voor uw persoonsgegevens een passend beschermingsniveau wordt gehanteerd op een manier die in overeenstemming is met de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming.

Land dat persoonsgegevens ontvangt

Besluit over beschermingsniveau/Veiligheidsmaatregelen

Model Clauses

7. Gegevensbeveiliging

Wij hebben maatregelen getroffen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen. Externe partijen verwerken uw persoonsgegevens alleen op onze instructies en mits zij hebben toegestemd om de informatie vertrouwelijk te houden en veilig te bewaren.

Daarnaast beperken we de toegang tot uw persoonsgegevens tot deze werknemers, gelieerde ondernemingen, agenten, contractanten en andere externe partijen die wegens zakelijke doeleinden toegang nodig hebben. Ze zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken op onze instructies en zij zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

We hebben procedures ingesteld voor eventuele inbreuk op gegevensbeveiliging en zullen u en de desbetreffende regelgever op de hoogte stellen indien van toepassing.

8. Gegevensretentie

Wij bewaren uw persoonsgegevens uitsluitend zo lang deze nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verzameld, waaronder om te voldoen aan alle juridische, boekhoudkundige of rapportagevereisten en onder voorbehoud van ons retentiebeleid. Teneinde de passende retentieperiode voor persoonsgegevens te kunnen bepalen, nemen wij de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens in acht, het risico op schade als gevolg van ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van uw persoonsgegevens, voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken en of we deze doeleinden kunnen bereiken met andere middelen, en de toepasselijke wettelijke vereisten.

In sommige omstandigheden kunnen wij uw persoonsgegevens anonimiseren, zodat deze niet meer met u kunnen worden geassocieerd. In dat geval kunnen we gebruikmaken van dergelijke informatie zonder verdere kennisgeving aan u. Wanneer u niet langer een klant van het bedrijf bent, bewaren en vernietigen we op een veilige manier uw persoonsgegevens in overeenstemming met ons gegevensretentiebeleid en eventuele van toepassing zijnde wetten en regels.

9. Recht op toegang, correctie, verwijdering en beperking

Onder bepaalde omstandigheden beschikt u over de hieronder vermelde wettelijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U hoeft meestal niet te betalen om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens (of om een van de andere rechten uit te oefenen). Wij kunnen echter een redelijk bedrag in rekening brengen als uw verzoek om toegang ongegrond of buitenproportioneel is. Ook kunnen we weigeren aan een verzoek te voldoen in dergelijke omstandigheden.

Wij kunnen u verzoeken om specifieke informatie waarmee we uw identiteit en uw recht op toegang tot de informatie kunnen bevestigen (of om uw overige rechten uit te oefenen). Dit is een andere passende veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet wordt gedeeld met iemand die geen recht heeft om deze informatie te ontvangen.

Als u een aanvraag tot gegevens van betrokkene wilt indienen, gebruikt u de volgende contactgegevens: dpo@keyloop.com.

Verzoek om toegangtot uw persoonsgegevens (algemeen bekend als "toegangsaanvraag gegevens betrokkene"). Hiermee kunt u een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u bezitten en controleren of we deze rechtmatig verwerken.
Uw recht om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens kan beperkt zijn of worden ontzegd wanneer de lasten of de kosten van het verlenen van toegang niet in verhouding zouden staan tot de mogelijke gevaren voor uw privacy, of wanneer dergelijke toegang betekent dat:

· vertrouwelijke commerciële gegevens worden gecompromitteerd;

· de uitvoering of de handhaving van de wet of civielrechtelijke procedures worden verstoord, waaronder het voorkomen, onderzoeken of opsporen van misdrijven of het recht op een eerlijk proces;

· legitieme rechten en belangen van anderen worden geschonden;

· er inbreuk wordt gemaakt op een wettelijk(e) of ander professione(e)l(e) voorrecht of verplichting;

· veiligheidsonderzoeken of klachtenprocedures van werknemers of onderzoeken of procedures betreffende de planning van opvolging van werknemers en bedrijfsherstructurering worden geschaad;

· de vertrouwelijkheid wordt geschaad die noodzakelijk is voor de controle, inspectie of regelgeving voor een gezonde bedrijfsvoering, of voor toekomstige of lopende onderhandelingen waarbij Keyloop betrokken is.

Verzoek om correctievan de persoonsgegevens die wij over u bezitten. Hiermee kunt u eventuele onvolledige of onjuiste informatie die wij over u hebben, laten corrigeren. Let op dat u een gedeelde verantwoordelijkheid hebt met betrekking tot de nauwkeurigheid van uw persoonsgegevens. Bij het bijwerken van uw persoonsgegevens moet u waarheidsgetrouwe, volledige en nauwkeurige informatie verstrekken.

Verzoek om verwijdering van uw persoonsgegevens. Hiermee kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen indien er geen goede reden is voor ons om deze gegevens te blijven verwerken. U hebt ook het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen wanneer u gebruik hebt gemaakt van uw recht om bezwaar te maken tegen verwerking (zie hieronder).

Bezwaar maken tegen de verwerkingvan uw persoonsgegevens waarbij we een legitiem belang nastreven (of die van een derde partij) en er iets is in uw specifieke situatie waardoor u op grond hiervan bezwaar wilt maken tegen de verwerking. U hebt tevens het recht om bezwaar te maken wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken voor directe marketingdoeleinden.

Verzoek om de beperking van de verwerkingvan uw persoonsgegevens. Hiermee kunt u ons verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk stop te zetten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de nauwkeurigheid of de reden voor de verwerking vaststellen.

Verzoek om de overdrachtvan uw persoonsgegevens aan een andere partij.

Recht op terugtrekking van toestemming: In de beperkte omstandigheden waar u toestemming hebt gegeven voor het verzamelen, verwerken en overdragen van uw persoonsgegevens voor een specifiek doeleinde, hebt u op elk gewenst moment het recht om uw toestemming in te trekken voor die specifieke verwerking. Als u uw toestemming wilt intrekken, neemt u contact op met dpo@keyloop.com. Nadat wij bericht hebben ontvangen dat u uw toestemming intrekt, zullen wij niet langer uw gegevens verwerken voor het doeleinde of de doeleinden waarvoor u oorspronkelijk toestemming hebt gegeven, tenzij we hiervoor wettelijk een andere legitieme grondslag hebben.

10. Keuze

Als uw persoonsgegevens:

· moeten worden geopenbaard aan een derde partij (behalve een agent van Keyloop die namens Keyloop handelt), of

· moeten worden gebruikt voor een doeleinde dat substantieel afwijkt van het doeleinde waarvoor deze oorspronkelijk werden verzameld of waarvoor u toestemming hebt gegeven,

zal Keyloop u informeren en u de mogelijkheid geven om bezwaar te maken tegen deze openbaarmaking of dit gebruik (opt-out).

Als dergelijke informatie gevoelige persoonsgegevens betreft, zal Keyloop deze alleen verstrekken aan een derde partij (anders dan de agent van Keyloop die namens Keyloop handelt) of gebruiken voor een doel dat wezenlijk anders is dan waarvoor dit oorspronkelijk werd verzameld en waarvoor toestemming is verleend, nadat u bevestigend en expliciet uw toestemming hebt gegeven (opt-in). Uw opt-in is echter niet vereist in de zeldzame gevallen waarin de openbaarmaking van de gevoelige persoonsgegevens:

· van vitaal belang is voor u of een ander persoon;

· noodzakelijk is voor de vaststelling of verdediging van een recht in rechte;

· vereist is voor het verlenen van medische zorg of stellen van een diagnose;

· noodzakelijk is voor het uitvoeren van de contractuele verplichtingen, of

· betrekking heeft op persoonsgegevens die duidelijk door u openbaar zijn gemaakt.

11. Klachten

We verbinden ons ertoe klachten over uw privacyrechten tijdig op te lossen. Als u van mening bent dat uw persoonlijke informatie niet is behandeld in overeenstemming met ons privacybeleid (inclusief eventuele addenda), of toepasselijke wetgeving, kunt u een klacht indienen per e-mail naar dpo@keyloop.com.

Als uw klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld door Keyloop, kunt u een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in uw land. De contactgegevens van de gegevensbeschermingsautoriteiten zijn te vinden op http://ec.europa.eu/justice/data-protection/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm. We hebben toegezegd samen te werken met EU-gegevensbeschermingsautoriteiten en ons te houden aan het advies dat door dergelijke autoriteiten wordt gegeven met betrekking tot uw persoonlijke informatie in het kader van de arbeidsrelatie.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op elk willekeurig moment te wijzigen; gewijzigde versies van de verklaring worden op onze website gepubliceerd. Van tijd tot tijd kunnen wij u ook op andere manieren informatie geven over de verwerking van uw persoonsgegevens.

13. Contact opnemen met uw HR-manager

Als u nog vragen hebt over deze privacyverklaring, verzoeken we u eerst contact op te nemen met uw accountmanager of via e-mail dpo@keyloop.com.