Personvernpolicy

Personvernerklæring

Keyloop Holding UK LTD (UK) og dets datterselskaper og tilknyttede selskaper (heretter vi eller oss eller våre)

Vi og våre datterselskaper og partnere jobber for å beskytte din "personlige informasjon" generert av eller samlet inn gjennom din bruk av dette nettstedet.

Vi er behandlingsansvarlig, noe som betyr at vi er ansvarlige for å bestemme hvordan vi samler inn og bruker personlig informasjon du gir oss, direkte eller ved bruk av nettstedet vårt eller e-post i HTML-format. Denne erklæringen forklarer vår praksis knyttet til din personlige informasjon og hvordan vi overholder EUs personvernforordning 2016/679 (GDPR).

Vår virksomhet består av ulike juridiske enheter med virksomhet i forskjellige land. CDK Global Holdings (UK) Limited har den ultimate kontrollen over disse enhetene. Når du gir informasjon på nettstedet vårt, gir du dette til oss som en helhet. Informasjonen din kan lagres i eller være tilgjengelig i land utenfor EØS-området, hvis lover gir forskjellig beskyttelse av personopplysninger, som kan være forskjellig beskyttelse av personopplysninger i ditt eget land. Vi har iverksatt tiltak gjennom implementering av modellklausuler mellom våre likhetsenheter og kontraktlige krav til tredjeparter for å sikre tilstrekkelig sikkerhet.

Personopplysninger betyr informasjon om en person som kan brukes til å identifisere den personen. Det omfatter ikke data der identiteten til personen er slettet (anonyme data). Det finnes "spesielle kategorier" av mer sensitive personopplysninger som krever bedre beskyttelse, for eksempel informasjon om en persons helse eller seksuelle legning. Begrepet behandling i denne personvernerklæringen betyr en handling utført på personopplysninger, enten manuell eller automatisk, som innsamling, registrering, organisering, lagring, tilpasning eller endring, opphenting, konsultering, bruk, utlevering eller distribusjon, overføring, deling og sletting eller tilintetgjøring.

1. Personopplysninger som behandles

Vi behandler personopplysningene dine i automatiserte og papirbaserte databehandlingssystemer og har opprettet rutinemessige behandlingsfunksjoner (som behandling for å levere produktinformasjon og tjenester).

Vi vil samle inn, lagre og bruke følgende kategorier av personopplysninger for deg:

Kategori	Personopplysninger
Personlig	Fornavn mellomnavn etternavn tittel brukerkonto eller brukeropplysninger e-postadresse telefonnummer
Jobbkontaktopplysninger	Foretaksnavn foretaksadresse foretakstelefonnummer foretaksmobilnummer e-postadresse telefonnummer
Stillingsopplysninger	Stillingsoversikt stillingsdetaljer Informasjon om stilling, tittel og rapportering informasjon om stillingsprosent

2. Formål med behandling av personopplysninger

Vi vil bare bruke personopplysningene dine i den grad loven tillater det. Vi vil primært bruke personopplysningene dine under følgende omstendigheter:

·For å levere informasjon (som forespurte brosjyrer) og brukerstøtte, og for å behandle generelle forespørsler du sender inn via nettstedet vårt.

·Hvis vi må overholde en lovpålagt forpliktelse.

·Hvis det er nødvendig for våre berettigede formål (eller en tredjeparts berettigede formål), og dine interesser og grunnleggende rettigheter ikke overstyrer slike interesser.

Vi behandler personopplysningene dine for følgende formål:

Formål med behandling av personopplysninger

markedsføring, produktlevering, foretaksinformasjon og oppdateringer

levering av nyhetsbrev og produktinformasjon og relatert informasjon til kundekontakter

overholdelse av lover og reguleringer, rettsaker, etterforskninger og risikostyring (inkludert systemer for lagring av juridiske dokumenter og informasjon)

annen juridisk og vanlig forretningsrelatert informasjon, som sikkerhetskopiering av filer for forretningsdriften, som kreves for vedlikehold av datasystemer og andre daglige HR-formål

personopplysninger samlet inn gjennom interne nettsteder, blant annet knyttet til abonnement på nyhetsbrev, nedlasting av materialer og registrering for produkter og tjenester, inkludert personopplysninger knyttet til nye, eksisterende og tidligere kundekontrakter på nett eller lokalt

data behandlet av vår sikkerhetsadministrasjonsplattform og tilhørende teknologi og prosedyrer som gir ytterligere beskyttelse, deteksjon, respons og intelligens for å beskytte oss og vår informasjon om ansatte

systemer for samarbeid, inkludert deling av dokumenter

systemer for lagring og distribusjon av intern e-post og arkivering av historiske data

formål knyttet til forretningsdrift, inkludert dokumentasjon ved sammenslåinger, oppkjøp, omorganisering, salg, utbytte, overdragelse og finansiell styring og rapportering

statistisk analyse av nettstedstrafikk, inkludert bruk av informasjonskapsler

Vi kan kreve at du utleverer personopplysninger på gyldig oppfordring fra offentlige myndigheter for å oppfylle nasjonale sikkerhetskrav eller håndhevelse av loven.

Vi vil bare bruke personopplysningene dine til formålene vi samlet dem inn til, med mindre vi vurderer det slik at vi må bruke dem til andre formål og slike formål er forenlige med det opprinnelige formålet. Hvis vi må bruke personopplysningene dine til uregulerte formål, vil vi varsle deg og forklare lovhjemmelen som lar oss gjøre det.

Vær oppmerksom på at vi kan behandle personopplysningene dine uten din viten eller ditt samtykke, i samsvar med bestemmelsene ovenfor, dersom det kreves eller tillates av loven.

3. Informasjonskapsler

Hva er informasjonskapsler, og hvordan brukes de?

Informasjonskapsler er små tekststrenger som nettsteder kan sende til nettleseren din. Informasjonskapsler kan ikke hente data fra harddisken din eller finne e-postadressen din. Hvis du bare besøker et nettsted med informasjon, kan en informasjonskapsel brukes til å identifisere nettleseren din som en som har besøkt nettstedet tidligere. Nettstedet bruker informasjonskapsler til å samle inn informasjon om hvordan nettstedet brukes og til å lagre og huske innstillingene du har valgt.

Vi kan også bruke minnebaserte informasjonskapsler for å autentisere brukere av nettapplikasjoner. Hvis du er en registrert bruker av et nettsted som leverer tjenester til klienter (og har en bruker-ID og et passord), kan vi bruke informasjonskapsler til å levere tilpasset informasjon basert på innstillinger du har valgt når du har besøkt nettstedet.

Selv om du kan velge om nettleseren din godtar alle informasjonskapsler, gir deg beskjed når en informasjonskapsel sendes, eller slår av alle informasjonskapsler, kan du ha problemer med å bruke tjenestene våre som krever registrering hvis du slår av informasjonskapsler.

Mer informasjon om informasjonskapsler, inkludert hvordan du ser hvilke informasjonskapsler som er valgt og hvordan de kan administreres eller slettes, finned du på www.aboutcookies.org eller www.allaboutcookies.org. Nedenfor finner du en forklaring på de forskjellige typene informasjonskapsler som våre nettsteder bruker, og hva formålet er:

Leverandør

Formål

Google Analytics
Navn på informasjonskapsel: _utma _utmb _utmc _utmz

Brukes til å samle inn informasjon i et anonymt format om hvordan besøkende bruker nettstedet, inkludert antall besøk, hvor brukertrafikken kommer fra, og hvilke sider som vises.

Markedsføringsinformasjonskapsel
Navn på informasjonskapsel: PARDOT

Første gang du besøker et nettsted som bruker Pardot-systemet, lagres en tredjeparts informasjonskapsel fra pardot.com i nettleseren din. Denne registrerer hvilke sider du besøker i økten. Informasjonen som samles inn med denne informasjonskapselen, er bare synlig for oss, og deles ikke med noen tredjeparter, inkludert Pardot eller andre brukere av Pardot-systemet.

Informasjonskapselen inneholder ikke personopplysninger, men hvis du velger å fylle ut et skjema på nettstedet vårt, kobler vi personopplysningene dine til nettleserinformasjonen med Pardot-informasjonskapselen i nettleseren din.

Informasjonen som samles inn, brukes til å tilpasse tjenesten vår til deg (for eksempel ved å velge hvordan vi kommuniserer med deg, etter ditt samtykke) og skreddersy innhold i kommunikasjon til deg, slik at det gjenspeiler interessen du har vist for innhold på nettsidene våre, eller til å velge tilbud eller kampanjer som vi tror kan være interessante for deg samt forbedre hvordan vi møter behovene dine.

Mer informasjon om informasjonskapsler

Klikk her for en oversikt over Googles personvern

For å registrere deg mot Google Analytics-sporing på alle nettsteder går du til http://tools.google.com/dlpage/gaoptout .

4. Andre nettsteder

Nettstedene våre kan inneholde lenker til andre nettsteder, inkludert våre forretningspartneres nettsteder.. Selv om vi bestreber oss på å bare ha koblinger til nettsteder med samme høye standard og respekt for personvern som oss, er vi ikke ansvarlige for personvernpraksis på andre nettsteder.

5. Utlevering til tredjeparter

Vi kan utlevere personopplysningene dine:

·til våre partnere, til formålene beskrevet ovenfor

·til andre databehandlere som bare bruker data for våre formål og under våre instruksjonerder loven krever eller tillater det, for eksempel med ditt samtykke, i nødstilfeller eller for å overholde interne (f.eks. informasjon til aksjonærer) og lovpålagte (f.eks. til skattemyndighetene) rapporteringskrav.

·ttil en kjøperorganisasjon, hvis vi er involvert i salg eller overføring av hele eller deler av virksomheten (anonymiserte data før salg).

Vi kan utlevere personopplysningene dine til de ovennevnte kategoriene av tredjeparter til følgende formål:

for utlevering av personopplysninger til tredjeparter

pleie av kunderelasjoner

kommunikasjon, inkludert e-postadresser og mobilenheter

overholdelse av lover og reguleringer, rettsaker, etterforskninger og risikostyring (inkludert systemer for lagring av juridiske dokumenter og informasjon)

annen juridisk og vanlig forretningsrelatert informasjon, som sikkerhetskopiering av filer for forretningsdriften, som kreves for vedlikehold av datasystemer

personopplysninger samlet inn gjennom interne nettsteder, inkludert knyttet til abonnement på nyhetsbrev, nedlasting av materialer og registrering for produkter og tjenester, inkludert personopplysninger knyttet til nye, eksisterende og tidligere kunder på nett eller lokalt

systemer for samarbeid, inkludert deling av dokumenter

systemer for lagring og distribusjon av intern e-post og arkivering av historiske data

formål knyttet til forretningsdrift, inkludert dokumentasjon ved sammenslåinger, oppkjøp, omorganisering, salg, utbytte, overdragelse og finansiell styring og rapportering

Våre tredjeparts tjenesteleverandører og andre enheter i gruppen må iverksette de nødvendige sikkerhetstiltakene for å beskytte personopplysningene dine i tråd med retningslinjene våre. Vi lar ikke tredjeparts tjenesteleverandører bruke personopplysningene dine til sine egne formål. Vi lar dem bare behandle personopplysningene dine for de spesifiserte formålene og i samsvar med instruksjonene våre.

6. Overføring av personopplysninger utenfor EU

På grunn av det globale omfanget av virksomheten vår kan personopplysningene dine overføres over landegrenser, inkludert til USA. Vi overfører personopplysninger vi samler inn om deg til landene i tabellen nedenfor. Vi overfører bare personopplysninger som er nødvendige for at vi skal kunne oppfylle forpliktelsene våre som arbeidsgiver i kontrakten din. Vi har oppgitt om en tilstrekkelighetsbeslutning fra EU-kommisjonen for hvert land er tatt, hvilket betyr at landet har tilstrekkelig beskyttelse av personopplysningene dine.

Der det ikke foreligger en tilstrekkelighetsbeslutning, har vi innført flere tiltak for å sikre tilstrekkelig beskyttelse av personopplysningene dine og at de behandles på en måte som er i samsvar med EUs personvernlovgivning.

Land som mottar personopplysninger	Tilstrekkelighetsbeslutning/sikkerhetstiltak
UK	Standard Contractual Clauses

7. Datasikkerhet

Vi har iverksatt tiltak for å beskytte opplysningene dine. Tredjeparter vil bare behandle personopplysningene dine etter instruksjoner og etter å ha samtykket til å behandle informasjonen fortrolig og på en betryggende måte.

Vi begrenser også tilgangen til personopplysningene dine til ansatte, partnere, agenter, leverandører og andre tredjeparter som har behov for dem. De vil bare behandle personopplysningene dine i tråd med instruksjonene våre og under taushetsplikt.

Vi har innført prosedyrer for å håndtere mulige datasikkerhetsbrudd og vil varsle deg og det aktuelle tilsynsorganet der det er mulig.

8. Datalagring

Vi vil bare lagre personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet vi samlet dem inn til, inkludert for å oppfylle lovbestemte krav, regnskaps- og rapporteringskrav og under retningslinjene våre for lagring. For å fastsette lagringsperiode for personopplysninger vurderer vi personopplysningenes omfang, art og følsomhet, potensiell fare for skade fra uautorisert bruk eller utlevering av personopplysninger, formålene vi samler inn personopplysningene dine til, og om vi kan oppfylle de formålene på andre måter samt gjeldende lovbestemte krav.

I noen omstendigheter kan vi anonymisere personopplysningene dine, slik at de ikke lenger kan knyttes til deg. I slike tilfeller kan vi bruke slik informasjon uten å varsle deg. Når du ikke lenger er kunde av selskapet, vil vi lagre og på en sikker måte tilintetgjøre personopplysningene dine i samsvar med retningslinjene våre for datalagring og gjeldende lover og regler.

9. Rett til tilgang, rettelse, sletting og begrensning

Under visse omstendigheter gjelder rettighetene nedenfor for personopplysningene dine. Du trenger vanligvis ikke å betale noe gebyr for tilgang til personopplysningene dine (eller for å utøve andre rettigheter). Vi kan likevel kreve et rimelig gebyr hvis forespørselen din om tilgang er ubegrunnet eller omfattende. Vi kan også nekte å følge oppfordringen i slike tilfeller.

Vi kan måtte be om spesifikke opplysninger fra deg for å hjelpe oss med å bekrefte identiteten din og ivareta rettighetene dine om tilgang til informasjonen (eller for å utøve andre slike rettigheter). Dette er et annet sikkerhetstiltak for å sikre at ikke personopplysningene dine utleveres til personer som ikke har rett til å motta dem.

Hvis du vil sende oss en datatilgangsforespørsel, bruker du følgende kontaktopplysninger: dpo@keyloop.coom.

Be om tilgangtil personopplysningene dine ("datatilgangsforespørsel"). Da får du en kopi av personopplysningene dine og kan kontrollere at vi behandler dem i tråd med loven.
Retten din til tilgang til personopplysningene dine kan begrenses eller avslås dersom byrdene eller kostnadene ved å gi tilgang er uforholdsmessig høye i forhold til den aktuelle risikoen for personvernet ditt, eller hvis slik tilgang kan:

sette fortrolig kommersiell informasjon i fare
forhindre utførelse eller håndhevelse av lovverk eller privat saksgrunnlag, inkludert forebygging, etterforskning eller oppdagelse av overtredelser eller retten til rettferdig rettergang
krenke andre personers rettigheter eller viktige interesser
være i strid med lovbestemte eller andre profesjonelle retter eller plikter
hindre etterforskning av ansatta eller klagebehandling eller i forbindelse med suksesjonsplanlegging eller omstruktureringer
bryte fortroligheten som kreves i overvåking, inspeksjoner eller regulatoriske funksjoner knyttet til god ledelse, eller i fremtidige eller pågående forhandlinger som involverer Keyloop.

Be om rettelseom personopplysningene vi har om deg. Dette lar deg få ufullstendige eller unøyaktige opplysninger vi har om deg rettet. Vær oppmerksom på at du har et delt ansvar for riktigheten til personopplysningene dine. Når du oppdaterer personopplysningene dine, må du oppgi sannferdige, fullstendige og nøyaktige opplysninger.

Be om sletting av personopplysningene dine. Du kan be oss om å slette eller fjerne personopplysningene dine dersom det ikke foreligger en god grunn til at vi skal fortsette å behandle dem. Du kan også ha retten til å kreve at vi sletter eller fjerner personopplysningene dine hvis du har utøvd retten din til å nekte behandling (se nedenfor.

Nekte behandling av personopplysninger dersom vi baserer oss på berettigede interesser (eller en tredjeparts berettigede interesser) og noe ved den aktuelle situasjonen gjør at du vil reservere deg mot behandling på et slikt grunnlag. Du har også retten til å reservere deg mot behandling av personopplysningene dine i forbindelse med direktemarkedsføring.

Be om begrensning av behandlingav personopplysningene dine. Dette lar deg kreve at vi stanser behandling av personopplysningene dine, for eksempel hvis du vil at vi skal fastslå opplysningenes nøyaktighet eller grunnlaget for behandlingen av dem.

Be om overføringav personopplysningene dine til en annen part.

Retten til å trekke tilbake samtykke: I tilfeller der du har gitt ditt samtykke til innsamling, behandling og overføring av personopplysningene dine til et bestemt formål, har du retten til å trekke tilbake samtykket ditt til slik behandling når som helst. Hvis du vil trekke tilbake samtykket ditt, kan du kontakte dpo@keyloop.coom. Når vi har mottatt varsel om at du har trukket tilbake samtykket ditt, vil vi ikke lenger behandle opplysningene dine til formålet eller formålene du opprinnelig samtykket til, med mindre vi har andre berettigede grunner til å gjøre det etter lovverket.

10. Valg

Hvis personopplysningene dine:

·skal utleveres til en tredjepart ( annet enn agenter som handler på våre vegne), eller

·skal brukes til formål som er vesentlig forskjellige fra formålene de opprinnelig ble samlet inn til eller senere godkjent for.

Vi vil informere deg og gi deg muligheten til å reservere deg mot slik utlevering eller bruk.

Hvis slik informasjon er følsomme personopplysninger, vi overleverer det bare til en tredjepart ( annet enn agenter som handler på våre vegne) eller bruke den til et formål som er vesentlig forskjellig fra formålet den opprinnelig ble samlet inn til eller senere godkjent for, etter at du har gitt ditt uttrykkelige samtykke. Det er ikke nødvendig å reservere seg under spesielle omstendigheter der utlevering av personopplysningene:

·er av vital interesse for deg eller en annen person

·er nødvendig i forbindelse med rettskrav eller forsvar

·er nødvendig for å gi medisinsk pleie eller stille en diagnose

·er nødvendig for å oppfylle organisasjonens kontraktsfestede forpliktelser, eller

·er knyttet til personopplysninger som er offentliggjort av deg.

11. Klager

Vi forplikter oss til å løse klager om personvernrettighetene dine i tide. Hvis du mener at din personlige informasjon ikke har blitt håndtert i samsvar med vår personvernpolicy (inkludert eventuelle tillegg), eller gjeldende lover, kan du sende inn en klage på e-post til dpo@keyloop.com.

Hvis klagen din ikke blir behandlet på tilfredsstillende måte av Keyloop, kan du sende inn en klage til DPA i ditt land. Kontaktinformasjonen til DPA-ene finnes på http://ec.europa.eu/justice/data-protection/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm. Vi har forpliktet oss til å samarbeide med EUs databeskyttelsesmyndigheter og å overholde rådene gitt av slike myndigheter når det gjelder din personlige informasjon i forbindelse med arbeidsforholdet.

12. Endringer i denne personvernerklæringen

Vi forbeholder oss retten til å oppdatere denne personvernerklæringen når som helst. En oppdatert versjon av personvernerklæringen vil bli publisert på nettstedet vårt. Vi kan også fra tid til annen varsle deg om behandling av personopplysningene dine.

13. Kundekontakt

Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen, kan du kontakte kundekontakten din i første instans, eller sende en e-post til dpo@keyloop.coom.